Dział Organizacyjno-Prawny

ZADANIA

Do podstawowych zadań Działu Organizacyjno-Prawnego należy organizowanie, koordynacja, nadzór i kontrola działań w zakresie spraw organizacyjnych, prawnych i bezpieczeństwa informacji i ochrony informacji niejawnych.

W szczególności do zadań Działu Organizacyjno-Prawnego należy:

1. W zakresie organizacji ZGM:

• opracowanie Regulaminu Organizacyjnego ZGM, inicjowanie oraz wnioskowanie usprawnień organizacyjnych i zakresów działania komórek organizacyjnych,
• opracowywanie instrukcji i regulaminów,
• przygotowywanie do podpisu Dyrektora Zakładu projektów wewnętrznych zarządzeń, poleceń służbowych, pism okólnych, prowadzenie rejestrów i archiwowanie tych dokumentów,
• kompletowanie i prowadzenie dokumentacji organizacyjnej ZGM a szczególnie:

Uchwały Rady Miejskiej, Statutu ZGM, Schematu Organizacyjnego ZGM, Regulaminu organizacyjnego ZGM, pełnomocnictw Dyrektora ZGM, pełnomocnictw udzielonych przez Dyrektora ZGM, Zastępcy Dyrektora, Głównemu Księgowemu
oraz pełnomocnictw szczególnych udzielonych przez Dyrektora innym pracownikom,

• koordynowanie działań w zakresie udzielania odpowiedzi, wyjaśnień, informacji
  do organów samorządowych i innych instytucji oraz mieszkańców miasta dotyczących działalności ZGM,
• zamawianie pieczęci dla potrzeb ZGM oraz prowadzenie ich rejestru,
• prowadzenie ewidencji kontroli zewnętrznych (książka kontroli), przygotowywanie wewnętrznych zarządzeń pokontrolnych oraz informacji do instytucji kontrolujących
  o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych.    

2. W zakresie obsługi prawnej:

• prowadzenie obsługi i pomocy prawnej, oraz przygotowywanie umów o obsługę prawną ZGM przez kancelarie zewnętrzne,
• sporządzanie dla potrzeb ZGM opinii prawnych dotyczących zagadnień związanych
  z działalnością Zakładu,
• obsługa prawna działalności prowadzonej przez poszczególne komórki organizacyjne dotyczącej w szczególności:

• • windykacji należności ZGM, ,
  • eksmisji z lokalu, z wyjątkiem typowych pozwów o eksmisję z tytułu zaległości czynszowych, które przygotowuje Dział Lokali Użytkowych i Windykacji,
  • reprezentowania interesów Gminy Miasta Bielska-Białej we wspólnotach mieszkaniowych,
  • zamówień publicznych,
  • zawierania i rozwiązywania umów najmu, dzierżawy i użyczenia, pomoc
    w opracowaniu wzorów tych umów,
  • ochrony ubezpieczeniowej udzielanej Zakładowi przez ubezpieczycieli,
  • występowanie w charakterze pełnomocnika ZGM w postępowaniu sądowym administracyjnym oraz przed innymi organami orzekającymi,
  • prowadzenie spraw dotyczących postępowania komorniczego,

3. W zakresie sprawowania funkcji kontrolnych:

Funkcje kontrolne Działu Organizacyjno-Prawnego polegają w szczególności na:

• kontroli i analizie sposobu wykonywania ustaleń wynikających z wewnętrznych przepisów przez osoby wskazane w tych przepisach,
• dopilnowaniu terminów udzielania odpowiedzi, wyjaśnień czy informacji przygotowywanych do podpisu Dyrektora przez komórki organizacyjne – na zgłaszane interpelacje, skargi i wnioski przez organy samorządowe i inne instytucje
  oraz mieszkańców miasta,
• kontroli terminów i koordynowanie postępowań w zakresie dochodzenia roszczeń wobec dłużników i wierzycieli,
• kontroli sposobu i terminów wykonania przez komórki organizacyjne zaleceń pokontrolnych zewnętrznych instytucji kontrolnych oraz terminów informowania tych instytucji o ich realizacji.

4. W zakresie bezpieczeństwa informacji i ochrony danych osobowych:

• organizowanie ochrony informacji niejawnych, ich klasyfikowanie i udostępnianie zgodnie z przepisami ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 8 lutego 1999 r. Nr 11 poz. 95) przygotowanie niezbędnych uregulowań w tym zakresie,
• współdziałanie z Administratorem Bezpieczeństwa Informacji w zakresie:
  • przepływu informacji i obiegu dokumentów dotyczących nadawania uprawnień dostępu do systemów informatycznych oraz do danych osobowych i informacji w systemach informatycznych i tradycyjnych,
  • szkolenia i ewidencji osób dopuszczonych do pracy w systemach informatycznych
    i tradycyjnych,
  • nadawania biegu wnioskom osób trzecich o udostępnienie danych osobowych,
  • przeprowadzania likwidacji i niszczenia dokumentów niearchiwalnych zawierających dane  osobowe, przez powołane do tych czynności komórki organizacyjne.